To co robimy jest ważniejsze, od tego jak to robimy. Możemy być wydajni, ale w nie właściwych rzeczach. Nasz harmonogram dnia może być zapełniony od rana do wieczora, zadaniami totalnie bezwartościowymi.
Firmy zazwyczaj zatrudniają ludzi na 8 godzin, zatrudnieni więc nie tylko robią niezbędne rzeczy ale także muszą zapełnić ten czas do 8 godzin. Zaczynamy więc robić rzeczy, które kompletnie są nie istotne dla firmy jak: krzątanina, przekładanie papierów, długie rozmowy telefoniczne, lunche, przeglądanie mediów społecznościowych, 20 minutowe parzenie kawy i wiele, wiele innych rzeczy. Wszystkie te rzeczy robimy po to, żeby sprawiać wrażenie osób zapracowanych i wiecznie zajętych. Bywa też tak, że czasami jesteśmy tak pochłonięci zadaniami zastępczymi, że musimy zostać po godzinach, aby w końcu skupić się na kwestiach które są od nas wymagane.
Co najgorsze nie tylko w pracy ale i w życiu prywatnym marnujemy czas na rzeczy mało istotne. Zatem jak zwiększyć swoją efektywność przy zmniejszeniu czasu na jej wykonywanie? Jak nie martwić się o pieniądze i spędzać czas z rodziną, na rozwoju swojego hobby, spotykaniu się z przyjaciółmi, czy podróżowaniu?
Po pierwsze: Zastanówmy się co pożera nam najwięcej czasu? Poniżej pytania pomocnicze:
- Co robię najczęściej, jeśli nie chcę się wziąć za właściwą czynność?
Przykłady: przeglądam media społecznościowe, cały czas przeglądam internet w poszukiwaniu jakiś ważnych „newsów” palę papierosa czy nawet sprzątam itd.
Komentarz do pytania: są to czynności, które są zastępcze – mało istotne.
- Gdybym mógł/a pracować wyłącznie 2 godzinny dziennie ze względu na stan zdrowotny, to co by to było?
Komentarz do pytania: są to czynności które dają Ci satysfakcję w życiu, najprawdopodobniej reszta rzeczy nie jest na tyle istotna.
- Z jakich zadań pracochłonnych byś zrezygnował/a, jeśli byś musiał/a?
Komentarz do pytania: są to czynności, które nie wspierają Twojego głównego celu.
Po drugie: Pracujmy nad swoimi nawykami
W pierwszej części dowiadujemy się co jest dla nas pożeraczem czasu, teraz możemy się im przyjrzeć i popracować nad nimi. Nasze pożeracze czasu są w pewnym sensie naszą nagrodą, natomiast rzeczy istotne są często mniej przyjemne, dlatego poprzedzamy je czymś przyjemniejszym i mało wartościowym. Częste sięganie po pożeracz czasu staje się w pewnym momencie naszym nawykiem i tak: godzinami możemy przeglądać media społecznościowe, grać w gry komputerowe, codziennie sprzątać i przeglądać strony internetowe w poszukiwaniu w naszym mniemaniu ważnych „newsów”, itd.
Zachęcam Cię do 30 dniowego detoksu od pożeraczy czasu i skupieniu uwagi wyłącznie na rzeczach dla Nas najistotniejszych. Dzięki takiemu detoksowi, zobaczysz jak dużo czasu możesz wygospodarować na rzeczy, które zawsze odkładałeś/aś.
Po trzecie: Kontroluj czas, przy przeglądaniu stron internetowych, oglądaniu telewizji, sprzątaniu i na innych rzeczach, które Tobie głównie pożerają czas. Możesz sobie z góry narzucić czas jaki chcesz poświęcić danej czynności, nastawić budzik i po dzwonku zaprzestać daną czynność.
Po czwarte: Organizuj swoje czynności w ciągu dnia.
O wiele mniej czasu zajmują nam czynności podobne do siebie i wykonywane pod sobie. Na przykład: przeglądanie poczty email i odpowiadanie na nie, rozmowy telefoniczne jedna po drugiej, czy w domu: sprzątamy – grupując czynności, mycie naczyń, kuchni, podłóg itd. Skupiaj swoją energię na zrobieniu rzeczy do końca, nie pozwalaj, żeby coś wybijało cię z rytmu.
Po piąte: Nie traćmy czasu na nic nie wnoszące pogawędki.
- Tutaj ćwiczymy Naszą asertywności i mówienie NIE, wyświadczając komuś przysługę dajemy wszystkim i sobie do zrozumienia, że nasz czas nie jest ważny. Pamiętajmy więc, że jeśli jesteś zajęty to odmawiaj z szacunkiem i uprzejmością, czyli np.: Rozumiem, że jesteś teraz w ciężkiej sytuacji, jednak przychodzisz do mnie w ostatniej chwili i niestety nie jestem teraz w stanie Ci pomóc, ponieważ nie chcę rzucać teraz tego co właśnie kończę, mogę Ci pomóc jutro, jeśli jeszcze będziesz potrzebować pomocy.
- Zadawajmy konkretne pytania: w czym mogę ci pomóc?
- Proponujmy: spotkanie, terminy, miejsce itd. (Dzięki temu możemy zaoszczędzić dużo czasu.)
Po szóste: skupiaj uwagę na najważniejszych informacjach.
Warto zadać sobie pytanie czy usłyszane informację są dla mnie użyteczne i do czegoś je wykorzystam. Jeśli nie , to szkoda marnować na nie czas. Wykorzystuj również możliwość, zrezygnowania z czego jak np.: czytasz nudną książkę, oglądasz film który kompletnie Cię nie interesuje, rozmawiasz z kimś i ta rozmowa nic nie wnosi do Twojego życia to warto to przerwać.
Po siódme: zasada 80/20, czyli 80% rezultatów jakie osiągniesz, bierze się z 20% wkładu jakie wniesiesz.
Zamiast skupiać się wyłącznie na szczegółach mało istotnych i wiecznie poprawiać co jest wystarczająco dobre ważne jest by skupić się na czynnościach istotnych, które przybliżą Cię do osiągnięcia celu szybciej i efektywniej. Tą samą metodę możemy wykorzystać przy szukaniu odpowiedzi na pytania: Jakie 20% przyczyn powoduje moich 80% zmartwień i problemów? Jakie 20% przyczyn powoduje 80% upragnionych rezultatów? Jakie 20% wykonanych czynności, spowoduje że w 80% zrealizuje swój cel?
Wg. prawa Cyrila Parkinsona „ Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”- co oznacza, że jeśli otrzymamy określony czas na daną czynność to najprawdopodobniej zabierzemy się za nią z pełną uwagą w ostatniej chwili. Natomiast jeśli czas jest okrojony na wykonanie jakiegoś zadania, to „ cudem” jesteśmy wstanie go wykonać, co dowodzi, że krótki termin na realizację jest mobilizacją dla nas do maksymalnego skoncentrowaniu się na zadaniu i na tym co najważniejsze, bez zbędnego komplikowania i przekładania zadania na później.
Możemy dążyć wiecznie do perfekcji wykonując daną czynność i dłubać w szczegółach, udawać jak to wiecznie jesteśmy zajęci, zarobieni i skupiać się na rzeczach dla Nas tak naprawdę mało istotnych, lub możemy się obudzić pewnego dnia i zmienić dotychczasowe swoje myślenie, stać się wolnym człowiekiem i skupiać uwagę tylko na rzeczach najistotniejszych.
Blog 